2024年7月30日に、フラッグシップイベント「BoxWorks」を冠するイベントとしては西日本エリア初となる「BoxWorks Roadshow Osaka 2024」を開催しました。会場のハービスホール大阪には、300名を超えるお客様にご来場いただきました。「働き方の未来を創る ― コラボレーション、セキュリティ、そしてAIの融合」と題した本イベントでは、インリジェントなコンテンツクラウドとしてBoxが目指す未来や製品戦略、西日本エリアの企業・自治体のBox活用事例などをお届けしました。ここではその内容をハイライトで紹介します。
Boxは、企業のコンテンツのライフサイクル全体を支援します
BoxWorks Roadshow Osaka 2024の幕開けを飾ったオープニングキーノートでは、まずBoxの共同創業者兼CEOのアーロン・レヴィ（Aaron Levie）が来場者に向けてビデオメッセージを送りました。
アーロンは、今日の企業でもっとも重要な情報は、企業データのうち90%を占める"非構造化データ"としてのコンテンツであり、今後はAIの力がコンテンツの可能性を最大限に引き出すと言います。そして私たちは今まさに、企業における情報活用のあり方を変革し、働き方を一変させる「インテリジェントなコンテンツ管理のまったく新しい時代」を迎えているとし、Boxは「業界をリードするコンテンツクラウドを提供し、企業のコンテンツのライフサイクル全体を支援します」と力強く述べました。
Box, Inc. 共同創業者兼CEO アーロン・レヴィ
全社で活用可能になったコンテンツをAIと自動化の力で全社の頭脳にしていきます
続いてオープニングキーノートに登壇したのは、Box Japan 代表取締役社長の古市克典です。古市は、日本のお客様数が2019年の3.5倍となる1万8,000社に急拡大したことに触れ、その大きな原動力となった「製品特性と市場ニーズの合致」に関してスピーチしました。
クラウドサービスの増加やリモートワークによる新しい働き方によって個人のPCからクラウドへ吸い上げられた非構造化データ（コンテンツ）の"迷子問題"を、SaaS連携や最新鋭のセキュリティ、容量無制限といった特徴を持つBoxが見事に解決し、非構造化データの全社活用を可能にしたと説明。そして、これからの時代は、人の認知能力の制約を取り払う生成AIがさらなるコンテンツの全社活用を実現していくと述べます。
Boxは、単一ドキュメントに対する生成AI機能として「Box AI for Documents」と「Box AI for Notes」を、複数ドキュメントに対する生成AI機能として「Box AI for Hubs」（ベータ版）を提供しています。2024年6月には、Box AIを「使い放題」（Enterprise Plusプランのお客様）を実現。さらに、メタデータの自動抽出を実現する「Box AI for Metadata API」や、Box Hubs内でのOpenAI社の「GPT-4oのサポート」、「スプレッドシート」および「画像」への対応も明かしました。今後は、日本の生成AIのトップベンダーとの連携も図っていきたいと言います。
Boxは、「Box Relay」（ワークフロー作成）や「Box Sign」（電子サイン）に加え、新たに「Box Forms」（データ入力フォーム）、「Box Doc Gen」（文書の自動生成）、「Box AI for Metadata API」（メタデータの自動抽出）、「Crooze」（メタデータダッシュボード）を提供することで、文書のライフサイクル管理を自動化していくことを明言。
Boxは「Box AI元年」と呼ぶにふさわしい「インテリジェントコンテンツ管理」という新たな章へ突入しており、これから新サービスを次々とリリースしていくので楽しみにしてほしいと語ります。
株式会社Box Japan 代表取締役社長 古市克典
BoxはECMを超えて、"Intelligent"を融合した「ICM」を実現します
オープニングキーノートの次に開かれたセッション「次世代のコンテンツクラウドとは？ Boxが目指す未来と製品戦略」では、まずBox Japan プロダクトマーケティング部 シニアプロダクトマーケティングマネジャーの武田新之助が、今年リリースした新機能や今後の製品ロードマップを紹介しました。
武田は、生成AIの活用例として、単一のコンテンツに対して利用できる「Box AI for Documents」と「Box AI for Notes」をデモで紹介。また、爆発的にコンテンツが増加してファイルの検索や最新版・正式版の判断が難しくなっている課題の解決策として、社内外でコンテンツを効率的に厳選・整理・表示・共有するためのコンテンツポータル「Box Hubs」（ベータ版提供中）についても解説しました。
Box Japan社内で実際に公開されているHubを例にしながら、音楽サブスクリプションのプレイリストのように公開したいコンテンツを簡単に配置できること、キュレーションされた正しい情報に迅速かつ安全にアクセスできること、「Box AI for Hubs」よって複数のドキュメントからインサイトを取得できることが、Box Hubsのメリットだと語ります。
さらに、お客様が安心・安全に利用できるBox AIのアーキテクチャや、"次世代コンテンツクラウド"としてのBoxを構成する「Box Forms」「Box Doc Gen」「Box AI for Metadata API」「Crooze」といった今後リリースされる新機能についても紹介しました。
株式会社Box Japan プロダクトマーケティング部
シニアプロダクトマーケティングマネージャー 武田新之助
なぜBoxは、このような新しいサービスを続々とリリースするのか？ そして、Boxは、生成AIを融合して何を目指しているのか？ 武田に続いてBoxの製品戦略を説明したのが、Box Japan プロダクトマーケティング部 エバンジェリストの浅見顕祐です。
浅見は、そもそもBoxが「人と人とのコミュニケーション『非定型業務』」と、「システムによる業務処理『定型業務』」の双方において"守備範囲の広い"コンテンツ管理基盤であることを強調。これまでBoxは、非定型業務においては、働き方改革や在宅勤務を支えるツールや、PPAP、USBメモリー、シャドーITを撲滅するツールとして、定型業務においては、システムモダナイズや顧客接点デジタル化を実現するためのコンテンツリポジトリーとして活用されてきたことに触れました。
そして今後Boxは、Box AIによって要約・翻訳・質疑応答、下書き作成などが短時間で可能になることにより「非定型業務を支えるナレッジ基盤」へと進化し、CroozeやBox AI for Metadata APIなどを追加することで「定型業務におけるビジネスプロセス自動化」、つまり従来のECM（Enterprise Contents Management）の弱点を解決して業務プロセスを変革する「革新的なECM＝Revolutional ECM」を実現すると語ります。
このようなECMを超えた新しい世界を示すのが、オープニングキーノートでアーロンが語ったように、生成AIの"Intelligent"を融合した「インテリジェントコンテンツ管理（Intelligent Contents Management）」であり、今後Boxは「ICM」の実現に向けてさらなる機能を追加していくとします。
株式会社Box Japanプロダクトマーケティング部
エバンジェリスト 浅見顕祐
ストレージの全体戦略から、SharePointではなくBoxを導入すべきと判断しました
西日本エリアにて先進的な取り組みをされている企業・自治体のBox活用事例として、まず初めに大阪ガス株式会社 DX企画部 係長の川下翔平氏をお招きし、「Teamsから始めるBox導入」をテーマに講演を行っていただきました。
Daigasグループ（大阪ガスグループ）では、Microsoft 365導入の一環としてコミュニケーションや社内情報のアクセスのハブとしてMicrosoft Teams（以下、Teams）を2023年に導入。併せて、同社初となるクラウドストレージとして、SharePointではなく、Boxを採用しました。Boxであれば、ネイティブに近い形でTeamsのストレージとして利用でき、TeamsのチームとBoxのフォルダの自動連携機能により権限の一元管理が可能。Word、Excel、PowerPointファイルの共同編集や社外とのセキュアなファイル共有、多くのSaaSとの連携機能、そして容量無制限といった点を加味すると、クラウドストレージ全般としては、SharePointよりもBoxのほうが優れていると判断しました。
Teams用のストレージとしてだけならばSharePointの利用も考えられたと言いますが、SharePointにほかのデータも保存していくと従量課金によるコスト増に苦しみます。それを最小限に抑えるためにTeamsを限られた範囲内で利用するとストレージが分散して情報の散逸が生じます。そのため、社内外のコンテンツを集約するコンテンツプラットフォームとしての価値を重視し、Boxの導入を決定したのです。
一番の目的であったTeams連携機能は「まったく問題なく快適に使えている」とのこと。利用者へは「コミュニケーションツールの刷新」という観点でTeamsとBoxをセットにして利用方法の説明を行ったことで、Boxを利用することの必然性をスムーズに理解してもらえ、導入時の混乱を抑えることができたそうです。
同社では最初から全社基盤としてBox利用環境を整備できたため、社外とのファイル共有から展開するパターンと比較して、今後の利用拡大につなげやすかったと言います。今後に関しては、社外とのファイル共有やファイルサーバーの移行、各種SaaSとの連携、業務フローの自動化などの利用拡大を順次実施し、Boxの導入効果をさらに高めていきたいとします。
大阪ガス株式会社 DX企画部 係長 川下翔平 氏
Boxは、生産性向上やセキュリティ、人材育成などさまざまな面で効果を発揮しています
井村屋グループ株式会社 デジタル戦略室 課長の山崎光一氏には、「創業127年あずきバーの井村屋 Boxユースケース Next Stage」というテーマで講演いただきました。
同社でBoxを導入したのは、2016年に「メール添付ファイルの暗号化はどうなっているんだ」と社長から問われたことがきっかけだったと言います。その後すぐに暗号化の仕組みなどを検討したものの、シャドーITをはじめとしたさまざまな問題を解決するのが難しかったことからクラウドストレージの導入を決定。「多くの企業が採用していて信頼がおけること」「グローバル対応可能なこと」「数多くの連携があること」を特に評価して、Boxの採用を決めました。
2017年のBox導入当初は、伝統と技術の継承をするために、製造ノウハウや過去のレシピ、製造仕様書といったさまざまな情報をBoxへ保存する活動を社内で積極的に推進。その結果、現在では全社の共通プラットフォームとして定着化しています。
Boxのユースケースはさまざまありますが、特に効果を発揮しているものの1つが「外部コラボレーション」です。協力工場とのコラボレーションの際に、従来のFAXやメールでのやりとりに変わってBox上で共有や自動通知を行ったり、紙伝票をスマホでアップロードしてBoxに保存したりすることで生産性が向上。今後は、製造仕様書などの受領や承認に「Box Sign」を活用する予定だと言います。
同社では、残業時間や月次決算予定、自家発電装置の点検依頼などの通知や、セキュリティレポートアップロード後の自動振り分け、実績表の毎月のコピーやバックアップなどのデータ退避などの作業を「Box Relay」によって自動化・迅速化。社内フォトコンテストを催した際は、Boxの「ファイルリクエスト」機能を使って写真を集め、「Box Relay」を使ってファイル名やメタデータを付与。コンテスト結果は、「Box Hubs」で公開するなどをしています。
Boxは、「Box Shield」によって共有リンクや外部コラボレーション、ダウンロード等の制限を制御できることから、セキュリティ的に安心・安全であり、電子帳簿保存法への対応にも活用しています。当初4TBだった保存データが現在は約54TBまで増加。約90社との外部コラボレーションや、Microsoft 365やZoom、Kintone、RPAツールなどの10のシステムと連携してBoxを活用。生産性向上やコスト削減、セキュリティ、人材育成といった面で、単なるファイルサーバーでは実現できなかった効果を発揮していると言います。
今後は、社内規定やBCP規定のポータルサイトにおける「Box AI」の活用や、社内BIツールとBoxの連携によってデータを基にしたコミュニケーションの活性化を図っていきたいとします。
井村屋グループ株式会社 デジタル戦略室 課長 山崎光一 氏
Boxの導入によって創出された時間を市全体の生産性向上につながるメイン業務へ充てていきます
自治体におけるBoxの活用事例としては、豊中市 都市経営部 デジタル戦略課 課長の伊藤 洋輔氏をお招きし、「自治体でのBox利活用と今後の展望」というテーマでお話しいただきました。
人口約40万人の中核市である大阪府・豊中市では、2020年度から「豊中デジタルガバメント宣言／戦略」を打ち出し、市民サービスのオンライン化や内部業務のペーパーレス化、電子決済などのDX推進を行ってきました。そして、その一環として2022年からBoxの試験運用を開始。2024年度から大規模展開を行うべく、現在はBox展開のためのインフラの整備に取り組んでいます。
自治体のネットワークは、情報セキュリティを重点的に強化するために「3層分離」（マイナンバー等を含む住基ネットに接続する個人番号利用事務系、ファイルサーバーやグループウェアなど日々の業務に利用するLGWAN接続系、画面転送によりブラウジングのみが可能なInternet接続系）となっており、LGWAN接続系はインターネットとは完全に分離されているため、業務効率化につながるクラウドシフトが図れないことが共通の課題として存在します。
豊中市では、Boxをはじめとするクラウドサービスを利用するために2023年度からスタートした「豊中デジタルガバメント戦略2.0」において、ネットワーク基盤の再構築に着手。現在は、LGWAN接続系からSASEを経由して一部のクラウドサービスだけが利用できるような形を取ることでBoxを利用しています。今後は、従来の3層分離された「αモデル」から、メイン業務環境をインターネット接続系で行うための「βorβ‘モデル」への移行を検討しています。
Boxをそもそも導入したのは、多くの自治体にも共通する「オンプレのファイルサーバーのストレージ枯渇」（容量不足によるデータ確保作業やNASの乱立）、「データ共有」（PPAPや送付先誤りによる情報漏洩、3層分離によるデータ共有工数の増加）、「行政文書管理」（行政文章と個人メモの整理）の3つの課題があったためです。こうした課題に対して容量無制限のBoxを導入すればストレージを1つに集約でき、余計なデータ整理作業が不要になります。また、PPAP、CC＆BCC誤りによる情報漏洩を防止してセキュリティを向上しながらデータ共有工数を削減できるほか、Box内を個人領域と組織領域に分けて行政文書・個人メモを分離して整理することも可能になります。
今後は、Boxの本格導入を実現することで全職員のベース業務を効率化し、それによって生まれた時間を市全体の生産性向上につながるメイン業務に充てていきたいとします。加えて、今後の展望としては「Boxの文書管理基盤化」や「Microsoft連携」「Box AI」などのBox連携を進め、さらなる業務効率化を目指していく予定です。
豊中市 都市経営部 デジタル戦略課 課長 伊藤洋輔 氏
2024年6月に東京で開催した「BoxWorks Tokyo 2024」のイベントレポートは、こちらからご覧いただけます。
