テレワークを成功させるために知っておくべき３つのこと

テレワークとは、「ICT（情報通信技術）を活用した、職場など一定の場所や既定の就労時間にとらわれない柔軟な働き方」のことです。1970年代にエネルギー危機とマイカー通勤による大気汚染の緩和を目的として米国で始まったと言われており、1980年代前半にはパソコンの普及や女性の社会進出に伴い注目を集めました。日本でもIT、通信環境の整備とともに着目され始め、昨年からは「働き方改革」の一つの柱として語られることが多く、しばしば耳にするようになりました。

しかし、その導入と活用は企業にも働き手にとっても留意すべき点が多く、単に提供ソリューションや環境整備だけでは結果を出すことは難しい状況と言えます。では、どのような導入方法が双方にとって良い形なのでしょうか？

テレワークの5形態を知る

総務省が定義するテレワークの主な形態としては、大きく2つの就労形態に分かれています。一つは企業に勤務する非雇用者が行う「雇用型テレワーク」。もう一つは個人事業者・小規模事業者等が該当する「自営型テレワーク」です。

前者はさらに、自宅就業を基本とした「在宅勤務」、特定の施設や場所に依存しない「モバイルワーク」、主に企業が整えたサテライトオフィスやスポットオフィスで就業する「施設利用型勤務」の3つがあります。後者は、独立事業性が高い「SOHO」と独立自営の度合いが薄く、比較的容易な仕事を受注する「内職副業型勤務」に分けられます。いずれも定時出勤やオフィスでの業務に縛られない新しい働き方のかたちです。

テレワークの意義とメリットとは？

政府がその意義として筆頭に挙げているのが「労働人口減少への対策」です。人口構造の急激な変化、労働人口が減少していく現状の中で、総務省のホームページでは「個々人の働く意欲に応え、その能力を遺憾なく発揮し活躍できる環境の実現に寄与することができる」としています。これは、女性や高齢者、身障者、非正規雇用者の就労機会の拡大にもつながる可能性があります。また、時間に縛られないテレワークは、「ワーク・ライフ・バランスの実現にも大きく寄与」することができると言えそうです。これらは雇用者にとって非常に大きなメリットといえるのではないでしょうか？

企業側から考えられるメリットとしては「コスト削減」が第一に挙げられます。オフィスコストとあわせて、通勤・移動交通費など中長期的にかかるランニングコストを抑えることができます。また、柔軟性の高い働き方を許容することで、「より有能・多様な人材の確保」につなげ「生産性向上」も見込むことができます。業務スピードやサービス提供時間の向上にもつながるため、「営業効率、顧客満足度の向上」も図れるのではないでしょうか。さらに、通勤を前提としない考え方は、「地域活性化」や、マイカー通勤などの抑制による「環境負荷軽減」にも効果があると言われています。

知っておくべきテレワーク導入の課題、デメリット

テレワークは、経営者には経費削減（通勤労働者の減少によるオフィスの縮小）、働き手にとっては労働の裁量権獲得、非雇用型の場合は自分の都合にあわせて働くことができる、といった利点がある一方で、いくつか問題点も指摘されています。

最大の課題は「労働時間の管理・把握」をどう捉えるか？ということでしょう。オフィスで管理者の目が届く範囲で業務を行うわけではないため、業務自体を労働時間で規定することが難しくなります。そのため、労働者に一定の裁量権を与えて決められた業務を達成させるというような、労働成果を重視した「裁量労働制」が働き方の基本となります。
そういった意味で、出退勤時間管理や業務姿勢など、労働環境が不可視となるため、管理する方法を根本から考え直す必要があります。つまり就業規定や人事・評価制度を根本から見直すことが必要不可欠です。呼称としてのテレワークが独り歩きする一方で、実感としてはなかなかテレワークが進まない背景には、このような理由、そして企業としての取り組みへの脆弱さが挙げられます。

それでは、働き手にとってのデメリットはどうでしょうか？テレワークに共通する傾向として、労働時間が長くなりやすいということがあります。テレワーカーに裁量権があるといっても限定的なもので、仕事量を決める権限はありません。労働時間が見えないため、管理者が決定する仕事量と実際の労働時間のバランスを適切に設定することは難しく、そのため長時間労働に陥りがちになってしまいます。これではワーク・ライフ・バランス改善のはずが、その悪化にもつながりかねません。だからこそ、導入する前に「誰の」「何を」対象に、「どういう成果を達成するのか」をしっかり規定することがテレワークやモバイルワーク導入の成功の鍵となるのです。

このように、多種多様なメリットやデメリット、解決すべき課題をしっかりと理解、検討したうえで「自社にとってベストなテレワークの形」を検討する必要があります。

確実に成果を出すテレワークを導入するために

テレワーク導入を成功させるためには、業務のどの部分をテレワーク化できるか？という見極めと、テレワークを取り巻くIT環境の整備はその一歩となります。そして何より「何のためにテレワークを導入するのか？」「テレワークのKPIをどう規定するか」つまりは導入目的を明確に規定する必要があります。女性が働きやすい職場環境を作るためなのか？現場を駆け回る営業を支援するためなのか？就労場所における待機時間やタイムロスを短縮するためなのか？その目的により整備する制度、導入するソリューション、働き手の理解を促進する手段も異なります。

例えば資生堂では、あらゆる社員がワーク・ライフ・バランスを実現し、働きがいのある職場となることを目指し、ワークスタイル変革に取り組んでいます。その中で、社員一人ひとりの生産性アップ、時間や場所に縛られない柔軟な働き方を支援するため、BoxやOffice 365などのクラウドサービスを活用しています。

多様な働き方を実現する一環として、在宅勤務の利用を促進する上で課題となっていたのが「PCの社外への持ち出し」でした。それを解決するために、資料をすべてBoxに保管し、PCにデータがない状態で「オフィスと同じようにセキュアに仕事ができる」環境を構築しました。また、MDM（モバイルデバイス管理）と連携させることで、モバイルでBox上のファイルをより安全に活用できるようになり、外出先からiPhoneでメールを処理したり、Box上のファイルの確認や社内外との共有といったモバイルワークを促進し、業務生産性を飛躍的に向上したとのことです。

これは「在宅勤務やモバイルワークの推進」という大きなテーマがあった上で、課題1＝PCの持ち出しによるリスク、課題2＝様々な場所や時間に働く人のデータ共有やコラボレーションという課題を明確にし、それを解決するために最適なソリューション＝「Box」を選択したケースです。

【事例紹介】資生堂：Boxの導入でワークスタイル変革とコラボレーションを加速 

Boxsquareでは、他にもモバイルワークの事例や、テレワーク促進のヒントとなる事例を紹介しています。ぜひそれらも参考にしつつ、企業と働き手、なによりあなたの会社にとって最適なテレワークやモバイルワークの形を見つけ、あなたの仕事にベストな「新しい働き方の形」を実現してください。

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boxsquare編集部